YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

(1) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak,
(2) Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılması ve aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını, belirli bir düzen içerisinde sağlamak.
(3) Başkanlığın ve Yazı İşleri Müdürlüğünün Genel Evrak akışını düzenlemek ve arşivlemek, (4) Meclis ve encümen kararlarının alınması ve sonuçları ile ilgili sekretarya hizmetlerini yapmak,
(5) Müdürlük  arşiv hizmetlerini yapmak,
(6) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren görevleri yapmaktır.

Müdürlüğe bağlı birimlerin görevleri

Genel Evrak
(1) Başkanlığa dış kurumlardan, özel ve tüzel kişilerden gelen evrakları, Yazı İşleri Müdürünün bilgisine sunarak ilgili birime havalesini sağlamak,
(2) Havalesi yapılan evrakların, ilgili defter ve/veya bilgisayar ortamında kaydını yapıp taranmasını sağlayarak, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını sağlamak,
(3) Yazı İşleri Müdürlüğünü ilgilendiren evrakların (gelen-giden) kayıt ve ayrıştırma işlemlerinin yapılmasını, ilgililere havale edilerek ulaştırılması ve cevaplarının gönderilmesini sağlanmak,
(4) Müdürlüklerden gelen dış kurum ve kişilere gidecek olan yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, İlgili defter veya bilgisayardan çıkış kaydını yaparak gideceği yere göre kuryeye teslim etmek veya posta işlemleri yaparak ilgililere ulaşmasını sağlamak,
(5) Yazı İşleri Müdürlüğüne ait yıllık faaliyet raporunu, zamanında hazırlayarak müdürlük makamına sunmak.
(6) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri, her gün kontrol ederek süresinde cevap verilmesini sağlamak,

Meclis hizmetleri

(1) Belediye Meclisinin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemlerini takip etmek, sekretarya hizmetlerini yapmak
(2) Başkanın havalesi ile müdürlüklerden gelen teklifler çerçevesinde meclis gündemini hazırlamak,
(3) Gündemin meclis üyelerine tebliğ edilmesi ve halka duyurulması ile ilçenin mülki idare amirine bilgi mahiyetinde sunulmasını sağlamak,
(4) Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesi için gerekli olan gündemleri çoğaltıp dağıtmak, Meclis Salonunun hazırlanmasını sağlamak vb. hazırlıkları yapmak,
(5) Meclis toplantılarında yapılan konuşmaları kayda almak, konuşmaların çözümünü yaparak tutanak haline getirdikten sonra dosyalamak ve arşivlemek suretiyle muhafazasını sağlamak,
(6) Belediye Meclisince ihtisas ve denetim komisyonlarına havale edilen teklifleri komisyonlara iletmek ve komisyonlar tarafından hazırlanan raporları bir sonraki toplantıda gündeme almasını sağlamak,
(7) Mecliste alınan kararların yazılıp imzalatıldıktan sonra ilgili mercilerin onayına sunulmasını sağlamak,
(8) Alınan karar ve karar özetleri yazılarak, kararların bilgi için Kaymakamlığa, karar özetlerinin de ilanı için ilgili birimlere ulaştırılmasını ve tüm kararların dosyalanmak sureti ile muhafazasını sağlamak,
(9) Alınan kararların gereği yapılmak üzere bir suretini ilgili birimlere gönderdikten sonra bir suretini de teklif ve ekleriyle birlikte dosyalayarak/ciltlettirerek muhafazasını sağlamak,
(10) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlemlerinin eksiksiz olarak yapılması ve takip edilmesini sağlamak,
(11) Belediye Başkanına vekâlet eden Meclis Başkan Vekillerinin, Belediye Meclis Üyelerinin ve ihtisas komisyon üyelerinin huzur hakkı listelerini zamanında tanzim ederek Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,

 Encümen hizmetleri

(1) Müdürlüklerden gelen teklif yazılarının sıralanıp kayıt edilmesinden sonra encümen gündemini oluşturmak,
(2) Encümen gündeminin encümen üye sayısınca çoğaltılarak toplantıdan önce üyelere dağıtımını yapmak,
(3) Encümen toplantısında görüşülen tekliflerin kararlarını yazıp imzaya sunmak,
(4) İmzalanan kararların, gereği yapılmak üzere ilgili müdürlüklerine ulaştırılmasını sağlamak (5) Encümen gündemi, kararları ve zabıt evraklarının bir suretini teklif ve ekleri ile birlikte dosyalayarak/ciltlettirerek arşivde muhafaza etmek,
(6) Her ayın sonunda encümen üyelerinin huzur hakkı listelerini hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile göndermek,
(7) Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için diğer gerekli tüm iş ve işlemleri yapmak,
(8) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.

Evlendirme Memurluğu

(1) Resmi nikâh başvurularını almak. Nikâh işlemi için gerekli olan evrakların temin edilmesini sağlamak,
(2) Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
(3) İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek,
(4) Belediye Başkanının yetki verdiği görevliler tarafından nikâh akdinin yapılmasını sağlamak,
(5) Yapılan nikâh akitlerini nüfus müdürlüğüne zamanında bildirmek,
(6) Çarşamba Belediye Başkanlığı Evlendirme biriminde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,
(7) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.

Müdürlüğün yetkisi
Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevler ile yürürlükteki mevzuat ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri, ilgili mevzuat çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu
Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevleri ile yürürlükteki ilgili mevzuatta belirtilen tüm görevleri,  plan, program, genel prensipler ve mevzuat kurallarına göre tam ve zamanında, gereken özen ve çabuklukla yerine getirmekle sorumludur. Yazı İşleri Müdürlüğü yaptığı ve görevi olduğu halde yapmadığı hizmetlerin sonucundan dolayı Belediye Başkanına karşı sorumludur.

Müdürün görev, yetki, sorumlulukları

(1) Yazı İşleri Müdürlüğünü temsil etmek.
(2)Müdürlük Teşkilat yapısı ile Görev ve Çalışma Yönetmeliklerinin hazırlanması ve Norm Kadro çerçevesinde Müdür, Şef, Memur ve diğer unvanlı memurların  görevlendirilmesini sağlamak,
(3) Müdürlük Personelinin birinci derecede disiplin amiri olarak birim personeli arasında yazılı veya sözlü olarak görev dağılımı yapmak ve işlerin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini, izin, hastalık vb. durumlarda ilgili personelin yerine bir başkasının vekâleten görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
(4) Belediye Başkanından  alacağı emirleri mahiyetindeki ilgili personele iletmek ve işlerin sonuçlandırılmasını takip etmek,
(5) Başkanlığa gelen her türlü genelge ve yazılar ile vatandaşların yazılı talep ve isteklerinin kaydının yapılarak ilgili birimlere sevkini sağlamak,
(6) Meclis ve Encümen toplantı gündemlerinin belirlenmesini ve üyelere zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.
(7) Meclis ve Encümene gönderilen dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen eksiklerin giderilmesi ile gereken işlemleri takip edip yapılmasını sağlamak.
(8).Belediye meclis ve encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak yapılması için gerekli hazırlıkları yapmak ve söz konusu toplantılarda alınan kararların yazılması ile sonuçlarının ilgili makamlara ulaştırılmasını sağlamak,
(9) Birimin faaliyet raporlarını hazırlayarak Başkanlığa sunmak,
(10) Evlendirme Memurluğunun yaptığı işleri takip etmek denetlemek,
(11) Taşınır Mal ve Kontrol Yönetmeliğine uygun olarak ayniyat ve demirbaş işlemlerini yürütülmesini sağlamak,
(12) Birim personelinin yıllık izin planlamasını yapmak ve zamanında uygulanmasını sağlamak,
(13) Kamu İhale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımı işlerini yürütmek,
(14) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek ve uygulanmasını sağlamak,
(15)Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde bağlı bulunduğu  Belediye Başkanına karşı müdürlüğün işlerinden birinci derecede sorumlu olarak işleri yürütmek
(16) Müdürlük personelinin disiplin amiri olarak yürürlükteki mevzuat doğrultusunda yapması gereken disiplin işlemlerini yürütmek,
(17) Müdür, Başkanlık Makamınca yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde temsil yeteneğine sahip, bilgili, tecrübeli ve başarılı memur personeller arasından görevlendirme veya atama suretiyle belirlenir.
(18) Müdürün mazereti nedeniyle görevinden ayrı kaldığı süre içerisinde müdürlük görevi diğer müdürlerden biri veya müdürlükteki uygun personellerden biri tarafından Başkanlık Makamı onayı ile vekâleten yürütülür.

Memurun görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri

(1) Müdürlüğün tüm bilgilerini bilgisayara aktarmak,
(2) Evrak giriş-çıkışları, sicil kayıtları, arşiv evrakları ile ilgili bilgi akışını otomasyon sistemiyle aksaksız olarak sağlamak,
(3) Kurumdaki gerekli sistem yardımıyla bilgisayarları çalıştırmak.
(4) Sistem arızalarını tanımlamak, girdi ve çıktıların bütünlüğünü ve doğruluğunu koruyacak biçimde düzeltici, önleyici tedbirler almak ve bitirilmesini sağlamak.
(5) Sistem yazılımı ve uygulama için gereken işlemleri zamanında yapmak.
(6) Bilgisayar işletmeni, müdür veya şef’in kendisine tevdi ettiği diğer görevleri, yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmakla Şefi ve Müdürüne karşı sorumludur.
(7) Başkanlık veya müdürlük adına gelen tüm resmi evrakları teslim almak ve ilgili yerlere ve bilgisayara kaydını yapmak.
(8) Gelen-giden evrak ve dosyaların havale ve dosyalama işlemlerini yürütmek.
(9) Müdürlüğün yapılacak tüm işlemlerini önceliklerine göre sıralayarak hazırlamak, cevaplandırmak ve dosyalama işlemlerini yaparak arşivde muhafazasını sağlamak.
(10) Müdürün kendisine tevdi ettiği diğer görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmaktan sorumludur.
(11) Arşive giren ve çıkan tüm dosyaları numaralandırmak, tasnif etmek,
(12) Arşiv ile ilgili dosyaların zimmet karşılığı ilgilisine verilmesini ve alınmasını, ilgisi ve yetkisi olmayan, kişilere dosya ve evrak verilmemesini sağlamak.
(13) Tüm işlerinde, birim amirleri ile müdüre bilgi vermek ve bu çalışmalarının yanında  müdürün vereceği diğer görevleri de yapmak.

Yardımcı Hizmetler Personeli görev, yetki, sorumlulukları

(1) Büro, bina ve çevresinin periyodik temizlik işlerini yapmak.
(2) Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek, getirmek ve evrakın gizliliğini ve emniyetini sağlamak
(3) Çalıştığı birimin personeline yardımcı olmak.
(4) Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak,

Engin BAHADIR

Yazı İşleri Müdürü